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雖然外部環(huán)境對組織效率有著決定性影響，但這種影響是長期的，不會在短時間有所改變。由于內(nèi)部因素的可控性、可操作性，內(nèi)部因素的改變往往可對企業(yè)管理改善產(chǎn)生直接影響，對企業(yè)內(nèi)部因素的改善可以在較短的時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)企業(yè)組織效率的提升，因而對內(nèi)部因素的研究就有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。下面我們將對內(nèi)部因素進(jìn)行更為詳盡的分析。
組織結(jié)構(gòu)因素分析
影響組織效率的第一個內(nèi)部因素就是組織結(jié)構(gòu)一個組織的結(jié)構(gòu)往往意味著一個組織的權(quán)力分配，同時也決定著著組織的決策模式，而權(quán)力分配與決策模式是影響組織效率最關(guān)鍵的要素。組織結(jié)構(gòu)同時也影響著組織溝通效率，這方面主要體現(xiàn)在組織的層級以及信息傳遞的路徑上，層級越多，路徑越長，組織的效率也就越低。
扁平化已經(jīng)成為組織結(jié)構(gòu)不可逆轉(zhuǎn)的一個趨勢，在歐美發(fā)達(dá)國家，層級較少、路徑較短的扁平化組織已經(jīng)成為企業(yè)改善組織效率的一個有效工具，郭士納進(jìn)行IBM再造的一個重要的工作就是改變了IBM全球的組織結(jié)構(gòu)，變以區(qū)域公司為主的權(quán)力結(jié)構(gòu)為中央事業(yè)部為主的扁平化組織架構(gòu)，使區(qū)域成為沒有任何權(quán)力的服務(wù)平臺。
同時，適時調(diào)整組織結(jié)構(gòu)也是提高組織效率的一個重要手段，企業(yè)現(xiàn)狀組織結(jié)構(gòu)往往有著其歷史原因，在形成當(dāng)初也適應(yīng)或解決了一些特定問題。然而對于任何企業(yè)，隨著自身的發(fā)展，規(guī)模的擴(kuò)張，組織的變更與調(diào)整也是必然的，無論這種變更與調(diào)整方案是來源于企業(yè)自身，還是外部機(jī)構(gòu)(如管理咨詢公司)。以新華信正略鈞策咨詢公司為例，業(yè)務(wù)發(fā)展的直接動力來源于組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，在每個業(yè)務(wù)年度開始，公司都會根據(jù)上一年度的業(yè)務(wù)進(jìn)行分析，尋找新的種子業(yè)務(wù)，并設(shè)立新的業(yè)務(wù)部門，以此來促進(jìn)新業(yè)務(wù)的快速發(fā)展。
業(yè)務(wù)流程因素分析
在組織結(jié)構(gòu)確定后，業(yè)務(wù)流程成為影響組織效率的又一個關(guān)鍵因素。面對越來越激烈的市場競爭，如何讓企業(yè)在現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上，突破運(yùn)作瓶頸，大幅度提升組織效率，成為所有企業(yè)追求的目標(biāo)。在這一過程中，豐田的精益制造模式、高德拉特的TOC法以及哈默提出的流程優(yōu)化等理論，都是在流程方面對提升組織效率的有效嘗試。
在業(yè)務(wù)流程因素上，我們建議將大規(guī)模定制作為核心流程進(jìn)行重建，以提高企業(yè)的核心競爭力，近年來，企業(yè)運(yùn)作范式已經(jīng)發(fā)生變化，大規(guī)模生產(chǎn)已經(jīng)不能確保企業(yè)在競爭中獲得相對優(yōu)勢。以轎車為例，產(chǎn)品多樣化日趨明顯，型號已從原來的幾種上升到幾千種;生產(chǎn)模式不自覺進(jìn)入調(diào)整狀態(tài)，生產(chǎn)模式由原來的按照計(jì)劃生產(chǎn)模式轉(zhuǎn)化為圍繞訂單的生產(chǎn)模式;產(chǎn)品研發(fā)與銷售周期縮短，產(chǎn)品的銷售周期由原來的多年縮減為一年甚至幾個月，舊產(chǎn)品總為新產(chǎn)品讓路。對大規(guī)模定制的研究正是在這一背景開展的，大規(guī)模定制是個性化定制與大規(guī)模生產(chǎn)的結(jié)合，最終目標(biāo)是用大規(guī)模的生產(chǎn)的價格實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品的多樣化甚至個性化的定制。其創(chuàng)新點(diǎn)是包括4個主要內(nèi)容：
l 準(zhǔn)時發(fā)放與生產(chǎn)，保障原材料與零部件的準(zhǔn)時發(fā)放與生產(chǎn)，消除生產(chǎn)瓶頸，最終降低每個環(huán)節(jié)的等待浪費(fèi)。
l 減少準(zhǔn)備時間，主要指減少生產(chǎn)的準(zhǔn)備時間以及機(jī)器加工時的轉(zhuǎn)換時間。以增加生產(chǎn)的柔性。
l 壓縮產(chǎn)品研發(fā)周期，通過并行與壓縮各個階段的工作，來減少整個產(chǎn)品擊期，提高產(chǎn)品研發(fā)效率
l 按訂單生產(chǎn)，而不是按庫存生產(chǎn)，有效的減少庫存，增加存貨的周轉(zhuǎn)率。
可以看出，大規(guī)模定制的4個創(chuàng)新點(diǎn)都與組織效率密切相關(guān)，通過這些流程工作的改變，完成對組織效率的提升。表1中2006世界500強(qiáng)汽車企業(yè)的人均營業(yè)額，日本豐田公司以64.97位居第一，領(lǐng)先德國大眾34.32近一倍，其主要原因就是豐田汽車，多年來一直進(jìn)行流程改善，大力推行豐田精益制造思想，將大規(guī)模生產(chǎn)模式逐步改為大規(guī)模定制模式而實(shí)現(xiàn)的。
員工因素分析
在組織結(jié)構(gòu)與企業(yè)流程確定之后，工作人員的態(tài)度與能力就成為影響組織效率的又一重要因素。目前市場中進(jìn)行的各類管理類培訓(xùn)業(yè)務(wù)、人力資源咨詢業(yè)務(wù)都是在這方面所進(jìn)行的努力，據(jù)有關(guān)資料表明，在咨詢公司提供的各類咨詢項(xiàng)目中，人力資源項(xiàng)目是最直接的，也是短期內(nèi)最有效提升組織效率的做法，對組織效率的貢獻(xiàn)值約為15%左右。
組織效率的提高必須通過全員參與才能實(shí)現(xiàn)，華為內(nèi)部刊物《華為人》第181期曾對此問題進(jìn)行了深入討論：文章認(rèn)為華為經(jīng)過多年的快速擴(kuò)張，已經(jīng)出現(xiàn)效率增長減慢的現(xiàn)象，為進(jìn)一步提高組織效率，縮小與業(yè)界巨頭的差距，必須進(jìn)行全員參與。并提出每位員工是組織效率提升的責(zé)任主體和執(zhí)行主體，只有充分發(fā)揮每位員工的聰明才智，并使全員持續(xù)發(fā)現(xiàn)和分析日常工作中存在的效率問題，制定并實(shí)施改進(jìn)措施，從注重規(guī)�；瘮U(kuò)張的粗放化管理轉(zhuǎn)向注重組織效率的精細(xì)化管理，才能實(shí)現(xiàn)公司整體效率的提升。
工具因素分析
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化成為提高組織效率最直接的工具，在企業(yè)應(yīng)用的信息化工具，可簡單分為兩個層面：一是技術(shù)信息化工具，技術(shù)信息化的相關(guān)軟件直接提高某個具體工作崗位的效率，軟件功能非常具體，通常涉及大量數(shù)據(jù)的計(jì)算與管理，效果也最為明顯，如CAP、PDM、CAPP、SCADA、GIS等等，一是管理信息化工具，管理信息化相關(guān)軟件有助于提高管理效率，即溝通效率、協(xié)同效率、決策效率等，如OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、SCM系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、BI系統(tǒng)、內(nèi)外部企業(yè)門戶等。從信息化工具的效果上講，技術(shù)信息化是提高崗位技能的，能夠快速提高瓶頸崗位的工作效率，管理信息化則是從整個公司的視角出發(fā)，提高整個供應(yīng)鏈的服務(wù)運(yùn)作能力，因而管理信息化如果一旦實(shí)施成功，將成為企業(yè)核心競爭力重要組成部分。如計(jì)算機(jī)業(yè)的DELL、服裝業(yè)的ZARA，其信息系統(tǒng)都已成為企業(yè)運(yùn)營不可缺少的重要組成部分，也成為領(lǐng)先于其他企業(yè)的重要工具。
對于信息化工具實(shí)踐，我們建議在技術(shù)信息化方面，步子可以大一些，在管理信息化方面，則要慎之又慎。這是因?yàn)榧夹g(shù)信息化工具的實(shí)施較為簡單，并可在短時間內(nèi)實(shí)施成功，并能大幅提升組織效率，這對于追求效率的企業(yè)來講，是非常容易決策的工作，在溫州甚至出現(xiàn)了企業(yè)排隊(duì)購買CAD軟件的現(xiàn)象。相對而言，管理信息化的實(shí)施工作要困難的多，國內(nèi)外知名ERP軟件，都曾經(jīng)歷過無數(shù)次的失敗，溫州的神力集團(tuán)更是遭遇了三次信息化失敗的經(jīng)歷。
企業(yè)文化因素
隨著管理學(xué)界對于企業(yè)文化研究的逐漸深入，認(rèn)為企業(yè)經(jīng)營狀況與企業(yè)文化有著極為緊密的關(guān)系。企業(yè)文化建設(shè)的關(guān)鍵，是將社會的一部分職能延續(xù)到公司內(nèi)部，對企業(yè)內(nèi)部員工的思維方式、工作態(tài)度、人生觀進(jìn)行引導(dǎo)，使之與企業(yè)理念相吻合，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)效率的最大化，隨著企業(yè)管理水平的不斷提高，越來越多的企業(yè)開始強(qiáng)調(diào)自身文化的特點(diǎn)，以此來獲得社會與員工的認(rèn)同。
雖然建立企業(yè)文化需要經(jīng)過漫長的歷史積累，但良好的企業(yè)文化對于長遠(yuǎn)發(fā)展卻是至關(guān)重要的。企業(yè)文化隨著企業(yè)成長逐步建立起來的，不可能通過短時間內(nèi)通過交易方式獲得，曾經(jīng)有人說過，即使你有足夠的資金，你或許能夠按照DELL構(gòu)建組織、流程、企業(yè)制度，能夠招聘到同樣優(yōu)秀的工作人員、能夠購買同樣先進(jìn)的運(yùn)作系統(tǒng)，卻肯定不能夠?qū)崿F(xiàn)DELL式的順暢運(yùn)作，其原因就是你的企業(yè)沒有DELL文化，這些員工的思維方式、思維習(xí)慣還不是DELL式的。企業(yè)文化雖然不能快速建立，但是員工卻能在短時間內(nèi)融入企業(yè)文化，并按照文化認(rèn)同的方式去做事，一個很明顯的例子，國企工作的員工，經(jīng)常遲到、怠工，可一旦進(jìn)入外企工作，就會適應(yīng)外企的工作節(jié)奏、工作模式，其實(shí)這一點(diǎn)就是文化的作用。
在分析了影響組織效率的因素后，我們可以清楚的認(rèn)識到，要提升一個企業(yè)的組織效率，必須從兩個方面進(jìn)行共同努力：對區(qū)域經(jīng)濟(jì)、社會文化、政治法律、科學(xué)技術(shù)等外部環(huán)境因素進(jìn)行研究，以此提升企業(yè)的遠(yuǎn)景效率，對組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、員工因素、工具因素等內(nèi)部管理因素進(jìn)行改善，以此提升企業(yè)組織的效率現(xiàn)狀，只有充分關(guān)注現(xiàn)狀效率與遠(yuǎn)景效率的雙重改善，才能使自己的企業(yè)確保在競爭中勝出，并保持長久的競爭力。
本文作者系正略鈞策管理咨詢顧問
